固定費を徹底的に減らす
保存文書の削減をしっかりご提案します!

事務所に段ボールが積まれていませんか?
文書保存の義務は法律により保存期間が異なります。

御社の書庫はどのような状況でしょうか?多くの運送会社が段ボールの山になっています。

運送業は書類が大量に発生しがちな業種です。経理書類、日報、受領書、勤怠関連など保存しなければならない書類の保管にかかる費用を把握していますか?

この固定費を減らせるかもしれません。
H&Yは御社の書類の山をどこまで省スペース化できるか精査し、ご提案させていただきます。お見積りまで費用はいっさいかかりません。

文書保存の義務
法律により保存期間が異なります

保存書類が山のようにたまるのは捨てられないからです。なぜ捨てられないかというと、法律によって保存の義務が定められているからです。

例えば、経理書類(仕訳票、伝票)などは国税に関するによって保存期間が7年とされていますし、従業員名簿は労働基準法によって3年間の保管が義務付けられています。

何かの機会(税務署や労働基準監督署や陸運支局の監査、又は裁判など)で保存義務のある書類が保存されていないとペナルティがありますし、法律上の義務がない文書でもお客様からの問合せにお応えするためや社内でのやり取りの記録を残したい場合もあります。

運送業に関連のある主だった法律は以下の通りです。

労働基準法、安全衛生法(保存期間3年、健康診断関連は5年)
労働保険、社会保険関連法(保存期間2年)
貨物自動車運送事業法(1年又は3年)
国税に関する法(主に7年)
商法
この他にもそれぞれの専門に応じてありますが、この内容で運送業に共通する80%の保存文書が網羅されます。書類別に見ると下記になります。

社員名簿・健康診断票・出勤簿、タイムカード、勤怠集計表・給与明細控え、支給控除一覧・運転日報・運転者台帳・点呼簿・運行指示書・運転者台帳・仕訳帳・入出金伝票 

電子保存できる、e-文書法

平成17年よりe-文書法が成立し、条件を満たせば書類の電子保存が可能となりました。
全ての保存文書ではありませんが、250の法律に及び運送事業で発生する多くの文書も含まれています。
【 → 経済産業省(文書の電子化の促進)】

保存文書の分類フロー

まず保存文書は①「社内文書や保存期間切れ文書」と各法令で保存義務のある②「法定保存義務文書」に大別されます。

社内文書や保存期間が切れた文書は、特に必要がなければ社内で判断し、廃棄することができます。これは御社でも各部門で定期的に実施されているかと思います。ただし正しい保存期間をご存じないために長く保存しすぎていたり、保存義務のないものまで保存している無駄が発生しているかもしれません。

②法定保存義務文書のうちe-文書法により電子保存が可能なものについては、スキャナで電子化し電子保存ができる可能性があります。電子保存可能な文書については、DVDなどで保存し紙を廃棄することができますので、その分、保管料を削減することができます。